RODO w gabinecie masażysty to temat, który budzi wiele pytań i wątpliwości. Masażyści często zastanawiają się:

• czy muszą mieć klauzulę RODO?
• jakie dane mogą zbierać?
• jak przechowywać dokumentację klienta?
• czy wywiad zdrowotny podlega RODO?
• czy muszą mieć zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych?

Odpowiedź jest jedna i bardzo prosta:
Tak – każdy masażysta, terapeuta, fizjoterapeuta, kosmetolog i praktyk wellness podlega RODO, nawet jeśli pracuje samodzielnie lub prowadzi działalność mobilną.

Dlaczego?
Ponieważ przetwarza dane osobowe, w tym dane wrażliwe dotyczące zdrowia, a te są w świetle prawa jednymi z najbardziej chronionych kategorii danych.

W tym artykule dowiesz się:

• czym właściwie jest klauzula RODO,
• jak ją stosować w gabinecie masażu,
• jakich błędów unikać,
• jakie dokumenty musisz posiadać,
• jak wygląda wzorcowa dokumentacja,
• jak chronić dane w praktyce.

To kompletny poradnik dla masażystów – zarówno początkujących, jak i zaawansowanych.

Dlaczego masażysta podlega RODO?

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) obowiązuje każdego, kto:

• zbiera dane klienta,
• zapisuje dane kontaktowe,
• prowadzi formularz zdrowotny,
• ma zgodę na masaż na piśmie,
• przechowuje dokumenty dotyczące zdrowia,
• przyjmuje rezerwacje przez telefon lub online.

Masażysta przetwarza dane osobowe w sposób systemowy, a przede wszystkim przetwarza dane dotyczące zdrowia – czyli informacje:

• o chorobach,
• urazach,
• lekach,
• operacjach,
• przeciwwskazaniach,
• dolegliwościach bólowych.

To dane szczególnie chronione. Dlatego klauzula RODO jest obowiązkowa.

Czym jest klauzula RODO w gabinecie masażysty?

To krótkie oświadczenie, które informuje klienta:

• kto jest administratorem jego danych,
• w jakim celu dane są przetwarzane,
• na jakiej podstawie prawnej,
• kto ma do nich dostęp,
• jak długo będą przechowywane,
• jakie prawa ma klient.

Jest to dokument, który każdy klient powinien poznać zanim poda jakiekolwiek dane zdrowotne.

Masażysta nie musi używać skomplikowanego języka. Klauzula powinna być napisana prosto, zrozumiale i przejrzyście.

Jakie dane przetwarza masażysta?

W gabinecie masażu przetwarzane są zazwyczaj trzy typy danych:

Dane identyfikacyjne (zwykłe)

• imię,
• nazwisko,
• wiek (nie PESEL),
• numer telefonu,
• e-mail.

Dane dotyczące stanu zdrowia (wrażliwe)

– podlegają specjalnej ochronie.
Przykłady:

• choroby przewlekłe,
• operacje,
• kontuzje,
• ciąża,
• zażywane leki,
• przeciwwskazania do masażu.

Dane dokumentacyjne

• zgody na masaż,
• formularze zdrowotne,
• karty klienta,
• notatki terapeutyczne (jeśli są prowadzone).

Każdy z tych typów danych wymaga legalnego przetwarzania.

Czy masażysta musi mieć zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych?

Tak.
To wymóg wynikający z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Dane zdrowotne można przetwarzać tylko jeśli klient:

• świadomie,
• dobrowolnie,
• wyraźnie

wyrazi na to zgodę.

Dlatego każdy gabinet musi posiadać formularz zgody RODO.

To nie jest opcjonalne — to obowiązek prawny.

Jak powinna wyglądać klauzula RODO w gabinecie masażysty?

Dobra klauzula RODO powinna być:

• prosta,
• czytelna,
• krótka,
• napisana ludzkim językiem,
• pozbawiona prawniczego żargonu,
• dopasowana do rodzaju działalności.

Klient musi wiedzieć:

• kto przetwarza dane,
• po co,
• przez jaki czas,
• jakie ma prawa.

WAŻNE:
Klauzula RODO powinna być podpisana lub potwierdzona przez klienta wraz ze zgodą na masaż.

Przykładowa klauzula RODO dla gabinetu masażu

Poniżej gotowy tekst do umieszczenia:

Klauzula RODO dla gabinetu masażu – wzór

Administratorem Twoich danych osobowych jest [nazwa gabinetu / imię i nazwisko masażysty], z siedzibą przy [adres], kontakt: [telefon, e-mail].

Twoje dane są przetwarzane w celu:

1. przeprowadzenia wywiadu zdrowotnego i oceny przeciwwskazań do masażu,
2. wykonania usługi masażu lub terapii,
3. kontaktu w sprawach organizacyjnych,
4. prowadzenia dokumentacji zabiegowej.

Podstawa prawna przetwarzania danych:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy),
• art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia).

Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane wyłącznie za Twoją dobrowolną i świadomą zgodą.

Twoje dane nie są przekazywane innym podmiotom, poza księgowością i instytucjami uprawnionymi przepisami prawa. Dane nie są przekazywane poza Unię Europejską.

Masz prawo dostępu do danych, ich poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Dane będą przechowywane przez 3 lata od ostatniej wizyty, a następnie zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania masażu.

To tekst zgodny z przepisami i praktyką w branży masażu.

Jak przechowywać dokumentację klientów zgodnie z RODO?

RODO wymaga, aby dane były:

Bezpieczne

– zamknięta szafka,
– segregatory na klucz,
– komputer zabezpieczony hasłem.

Ograniczone

– zbieraj tylko to, co jest potrzebne.
Nie pytaj o rzeczy niezwiązane z masażem.

Dostępne tylko dla masażysty

Nie wolno udostępniać danych:

• znajomym,
• innym masażystom,
• osobom postronnym.

Usuwane po czasie retencji

Standard w gabinetach masażu:
3 lata od ostatniej wizyty.

Najczęstsze błędy masażystów dotyczące RODO

To lista błędów, które regularnie pojawiają się w gabinetach:

– Brak klauzuli RODO
– Przechowywanie zgód i wywiadów „na widoku”
– Notowanie danych na kartkach bez zabezpieczenia
– Udostępnianie danych osobom postronnym
– Brak podpisanej zgody klienta
– Brak polityki retencji (jak długo przechowywane są dane)
– Zbieranie danych, które nie są potrzebne
– Brak informacji o prawach klienta
– Przechowywanie danych bez klucza lub hasła

W razie kontroli UODO takie błędy kończą się karami.

Dlaczego prawidłowe RODO buduje zaufanie i profesjonalizm?

Klienci coraz częściej zwracają uwagę na standardy bezpieczeństwa.
W gabinecie masażu zostawiają nie tylko swoje ciało — ale też swoje dane, historię zdrowia i bardzo prywatne informacje.

Gdy masażysta:

• ma profesjonalną kartę zgody,
• wyjaśnia, jak chroni dane,
• ma jasno napisaną klauzulę RODO,
• dba o poufność,

klient czuje się zaopiekowany, bezpieczny i traktowany z szacunkiem.

To prosty sposób na budowanie marki premium.

Podsumowanie – RODO w gabinecie masażu to nie formalność, tylko obowiązek i standard jakości!!!

Klauzula RODO jest nie tylko wymogiem prawnym, ale też dowodem profesjonalizmu.

Dzięki niej:

• chronisz siebie,
• chronisz klienta,
• działasz legalnie,
• budujesz zaufanie,
• tworzysz bezpieczne warunki pracy,
• wzmacniasz wizerunek gabinetu.

Świadomy terapeuta to terapeuta odpowiedzialny — a odpowiedzialność zaczyna się od konsultacji, dokumentacji i przestrzegania prawa.

Jeśli chcesz nauczyć się, jak prowadzić wywiad, dokumentację, zgody, oraz wdrażać RODO w praktyce — zapraszamy na kursy w Akademii Oriental SPA.

Zapisz się na szkolenie i pracuj zgodnie z najwyższymi standardami.
Profesjonalizm zaczyna się od odpowiedzialności.